Porovnanie GovBox PRO a štátnej schránky na slovensko.sk

V čom je GovBox PRO lepší ako štátna schránka a aké možnosti ponúka?

Obsah článku:

• Prihlasovania a prepínanie medzi schránkami
• Prehľadné zobrazenie správ
• Hromadné preberanie správ
• Hromadné podpisovanie a podania
• Lepší manažment prístupov
• Automatizácia a integrácia
• Dlhodobý archív podpísaných dokumentov
• Schránka v mobile

Prihlasovanie a prepínanie medzi schránkami

Ak máte prístup do viacerých schránok (bežne ako fyzická osoba a živnostník alebo firma), tak jedným s hlavných nedostatkov štátnej schránky na slovensko.sk je potreba neustáleho prihlasovania sa pri zmene schránky. V kombinácii s nutnosťou používať na prihlasovanie občiansky preukaz alebo aspoň štátnu aplikáciu Slovensko v mobile je toto časovo pomerne náročná operácia.

V GovBox PRO je prihlasovanie a prepínanie medzi schránkami jednoduché hneď z troch dôvodov:

1. Prihlasovať sa môžete aj pomocou Google konta na jedno kliknutie.

   

2. Prepínanie medzi schránkami je jednoduché, netreba sa nijako znova prihlasovať. Jednoducho si vyberiete schránku, ktorú chcete vidieť.

   

3. Ak spravujete viacero schránok (napr. účtovnícke firmy), môžete pomocou GovBox PRO vidiet aj správy zo všetkých schránok naraz. Nemusíte sa tak medzi schránkami prepínať vôbec.

   

Prehľadné zobrazenie správ

Pri komunikácii so štátom sa do schránok okrem samotných podaní alebo rozhodnutí, ktoré obsahujú najpodstatnejšie informácie zasielajú aj rôzne iné informačné a technické správy. Pri podaní je bežné, že takýchto správ príde k jednému podaniu aj niekoľko. Kedže štátna schránka zobrazuje každú správu samostatne ako nový riadok, schránka je zaplavená takýmito väčšinou nepodstatnými správami.

V GovBox PRO sú súvisiace správy zobrazené v prehľadných chronologických vláknach ako ste na to zvyknutí najskôr z emailu. GovBox PRO dokonca niektoré nepodstatné technické správy rovno schová, aby nezaberali miesto.

Hromadné preberanie správ

Často sa stáva, že pri správach doručovaných do vlastných rúk, pri ktorých máte štandardných 14 dní na prevzatie, chcete niekedy počkať na skutočné prevzatie a využiť tak dĺžku lehoty na prevzatie. Pri väčšom počte správ to môže spôsobovať problémy, pretože štátna schránka umožňuje len dva spôsoby preberania správ do vlastných rúk: buď preberáte správy po jednom, alebo všetky naraz.

V GovBox PRO si môžete vybrať, ktoré správy prevezmete naraz, ktoré nie a dokonca nemusíte ani zadávať bezpečnostný osobný kód alebo použiť aplikáciu Slovensko v mobile na potvrdenie.

Hromadné podpisovanie a podania

Jedna zo slabín štátnej schránky na slovensko.sk je slabá integrácia s podpisovacími nástrojmi. Špeciálne v prípadoch, kde potrebujete podpisovať množstvo podaní alebo rôznych súborov. V štátnej schránke neexistuje spôsob ako jednoducho hromadne pripraviť alebo podpísať podania.

GovBox PRO je vynikajúci nástroj na hromadné spracovanie pošty a podaní, pretože ponúka hneď niekoľko funkcionalít, ktoré tieto úkony zásadne zjednodušujú.

1. Možnosť podpisovať viacero príloh naraz.
   GovBox PRO vyžíva podpisovač Autogram, pomocou ktorého je možné hromadne podpisovať dokumenty. Takto dokážete pripravené podania a prílohy v nich podpísať naraz, jedným zadaním bezpečnostného kódu a podpisového PINu.

   

2. Hromadné podpisovanie podaní.
   Pripravené podania je pomocou GovBox PRO možné hromadne podpísať dokonca naprieč rôznymi podaniami a rovnako jednoducho ich hromadne odoslať. Takto dokážete odoslať aj stovky podaní naraz, na pár kliknutí.

   

3. Vyžiadanie podpisu od iného používateľa.
   Pri podpisovaní príloh alebo podaní môžete dokument “dať na podpis” aj inému používateľovi, ktorý má oprávnenie podpisovať. Takto môže napríklad jeden človek poštu pripravovať a druhý ju len “má na podpis” ako tomu bolo bežné v papierovom svete.

Lepší manažment prístupov k správam

Ak spracovávajú poštu viacerí ľudia, štátna schránka má veľmi obmedzené možnosti sprístupňovania správ iným používateľom. Môžete sprístupniť správy len v určitom priečinku a tento proces je pomerne komplikovaný. V GovBox PRO slúžia na prístup k správam štítky, ktoré viete veľmi rýchlo priradiť iným používateľom a potrebujete na to poznať len ich emailovú adresu. Dokážete tak sprístupniť používateľom aj jednu správu a nemusíte kvôli tomu správy presúvať ani vytvárať nové priečinky. Zároveň viete vytvárať aj skupiny používateľov, ktorí budú mať rôzne oprávnenia.

Automatizácia a integrácia

Štátna schránka na slovensko.sk má z pohľadu automatizácie veľmi obmedzené možnosti. V GovBox PRO viete pomocou štítkov, podmienok a rôznych akcii vytvárať sofistikované pravidlá, s ktorými môžete zautomatizovať rôzne bežné scenáre. Dokonca je pomocou nich možné zasielať notifikácie do externých systémov, ktoré vedia spracovávať cez API poštu daľej. Integrácia na slovensko.sk je za normálnych okolností veľmi komplikovaná a môže zabrať aj niekoľko mesiacov. S GovBox PRO je jednoduchá integrácia možná aj na pár kliknutí.

Dlhodobý archív podpísaných dokumentov

Elektronický podpis priniesol nové zaujímavé možnosti práce s dokumentami v elektronickom svete, no priniesol aj nové povinnosti, ktoré vo fyzickom svete nepoznáme. Jednou z nich je rozdielny spôsob archivácie dokumentov. Zatiaľ čo vo fyzickom svete stačilo dokument uložiť do archívu, v prípade elektronicky podpísaných dokumentov to také jednoduché nie je.

Zjednodušene povedané: elektronický podpis má len časovo obmedzenú platnosť (spravidla niekoľko rokov) a keď táto platnosť uplynie, pravosť podpisu na dokumente už nie je garantovaná. Na zabezpečenie dlhodobej archivácie elektronicky podpísaných dokumentov slúžia špecializované digitálne archívy. Napriek tomu, že štátny portál slovensko.s poskytuje modul na dlhodobé uchovávanie takýchto záznamov, v praxi je takmer nepoužiteľný. Naproti tomu GovBox PRO sa automaticky stará o podpísané dokumenty, ktoré chcete archivovať, tak aby boli stále platné a jednoducho overiteľné.

Schránka v mobile

Jedným z najsmutnejších faktov o štátnej schránke na slovensko.sk je to, že na mobilných zariadeniach je takmer nepoužiteľná.

GovBox PRO je možné zobraziť priamo na mobile, či tablete. Dokážete tak mať plnohodnotnú schránku v mobile a v spojení s Autogramom v mobile viete podpisovať potrebné dokumenty pomocou mobilu a bez čítačky.

Viac o GovBox PRO nájdete na stránke služby.

Ak sa vám tento článok páčil, sledujte nás aj na sociálnych sieťach: Facebook, LinkedIn, Instagram alebo Twitter.